Access2007でテーブルのデータをExcelへエクスポートする時に、「書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする」というチェック項目があります。
このチェック項目をオンにしたときと、オフにしたときの違いを解説します。
テーブルのデータをエクスポート
テーブルで右クリックして、ショートカットメニューから「エクスポート」→「Excel」をクリックします。
あるいは、目的のテーブルを選択したまま、「外部データ」タブの「エクスポート」グループにある「Excel」をクリックします。
エクスポートのオプション
次のステップでは、下のウィンウが表示されて、書式設定を保持するか、しないかの選択ができるようになっています。
「書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする」をオン
まず、「書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする」のチェックボックスをオンにしてエクスポートしてみました。
下のようにデータをエクスポートすることができました。
このエクスポートした表には空白セルがあるように見えますが、ジャンプ機能を使って空白セルを選択しようとしても「該当するセルが見つかりません」とメッセージが表示されます。
「Ctrl」＋「G」を押して、「ジャンプ」ダイアログボックスを表示します。
「セル選択」ボタンをクリックします。
「選択オプション」から「空白セル」を選んで、「OK」ボタンをクリックします。
「該当するセルが見つかりません。」というメッセージウィンドウが表示されます。
「書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする」をオフ
今度は、データのエクスポートの選択画面で「書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする」のチェックボックスをオフにしてエクスポートしてみました。
上記と同じように空白セルを選択の操作をすると、下のようにデータがないセルは、空白セルとみなされ選択されます。
データがないセルを空白セルとみなされた方が良い場合、あるいはデータ範囲とみなされたほうが良い場合など、Excelへ出力したあとの操作で効率のよいほうを選択するといいと思います。
また、65000件以上のデータをエクスポートする場合は、「書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする」をオンにするとエクスポートできません。
以下の記事で解説しています。
65000件以上のエクスポートは書式設定なしで出力 | Access2013 | 初心者のためのOffice講座
